So einfach kommunizieren Sie mit Eltern

Als Lehrkraft stehen Sie vor der Herausforderung, mit den Eltern Ihrer Schüler(innen) in Kontakt zu bleiben. Egal, ob Sie gemeinsam über Lernerfolge sprechen oder einfach nur Kopiergeld einsammeln.

Was sich in der Theorie vielleicht erst mal gar nicht so kompliziert anhört, kostet aber oft eine ganze Menge Zeit. Digitale Werkzeuge helfen Ihnen dabei, Ihre Elternkommunikation effizienter und unkomplizierter zu gestalten: durch automatisierte Prozesse, direkte Kontaktwege und neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Bestimmt haben Sie schon die eine oder andere E-Mail an die Eltern Ihrer Klasse geschrieben. Vielleicht regeln Sie auch Ihre Elternbriefe, Krankmeldungen oder die Organisation von Elternsprechtagen digital. Vielleicht fragen Sie sich aber auch: »Wie soll das denn alles funktionieren? Klingt irgendwie… kompliziert.« Gute Nachricht: Klingt so, ist es aber nicht.

Damit Elternkommunikation vom Zeitschlucker zum Kinderspiel wird, haben wir fünf Tipps für Sie vorbereitet, wie digitale Kommunikation mit Eltern einfacher gelingen kann. Von der Einführung neuer Werkzeuge über das Festlegen neuer Abläufe bis hin zur Akzeptanz der Eltern.

Tipp 1: Nichts überstürzen, sondern Zeitfresser loswerden

Sie müssen nichts übers Knie brechen. Die Organisation Ihrer Elternsprechtage klappt auch ohne digitale Hilfsmittel, ganz klassisch mit Zetteln zum Eintragen? Dann bleiben Sie dabei. Alles kann, nichts muss. Und natürlich kann am Ende des Tages nichts ein persönliches Gespräch vor Ort ersetzen.

Digitalisieren Sie lieber die Prozesse, die Sie besonders viel Zeit und Mühe kosten. Die Eltern Ihrer Klasse schaffen es nie, Elternbriefe rechtzeitig zu unterschreiben? Verschicken Sie digitale Briefe, zu denen Eltern mit ein paar Klicks direkt ihre Rückmeldung geben. Ihr Sekretariat ist jeden Morgen stundenlang durch das Entgegennehmen von Krankmeldungen geblockt? Sorgen Sie mit digitalen Krankmeldungen für weniger Stress.

Und natürlich gilt auch: Neue Prozesse brauchen Zeit. Informieren Sie sich ausführlich, probieren Sie verschiedene Werkzeuge aus und führen Sie nach und nach neue Prozesse ein, die Ihnen das Leben leichter machen. Vielleicht beseitigen Sie ja sogar ein paar Zeitfresser, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie Ihnen im Schulalltag auflauern.

Tipp 2: Achten Sie auf DSGVO-konforme Tools

Ein Satz, den Sie wahrscheinlich nicht mehr hören können, der aber besonders für die Schulkommunikation wichtig ist. Schuldaten sind sensibel. Genauso alles, was Sie mit Eltern besprechen. Egal, ob es um vertrauliche Infos geht oder auch nur eine Klassenliste mit Namen.

Mit Elternchats im privaten Messenger, der für den Einsatz in der Schule nicht zugelassen ist, begeben Sie sich auf dünnes Eis – vor allem, wenn Sie über Schulangelegenheiten sprechen und es um personenbezogene Daten geht. Wenn die Schulaufsicht davon Wind kriegt, kann es unangenehm werden. Aber Datenschutz ist natürlich auch kein Selbstzweck: Sichere Tools schützen sowohl Sie als auch die Eltern vor Datenmissbrauch und ermöglichen eine vertrauensvolle Kommunikation.

Achten Sie deshalb darauf, dass die Werkzeuge, die Sie für Ihre Elternkommunikation nutzen wollen, datenschutzkonform sind. Informieren Sie sich beim Anbieter direkt über die Datenschutzmaßnahmen und prüfen Sie – oder lassen Sie prüfen –, ob alle Grundsätze rund um Datensicherheit und Datenverarbeitung eingehalten werden.

So müssen Sie sich um das Thema Datenschutz keine Sorgen mehr machen. Vorausgesetzt, Sie schicken die Notenliste der letzten Klassenarbeit nicht einfach in den Elternchat.

Tipp 3: Beziehen Sie die Eltern in den Schulalltag mit ein

Wenn Eltern auf dem klingelnden Telefon die Nummer der Schule sehen, bei einigen wahrscheinlich sofort der Schweiß aus. »Was hat mein Kind jetzt schon wieder angestellt? Oder hat es sich beim Sport den Arm gebrochen?«

Positive und multimediale Nachrichten motivieren Eltern und Schüler(innen) gleichermaßen – und sorgen dafür, dass Eltern sich nicht mehr erschrecken, wenn sie von der Schule hören.

Verschicken Sie zum Beispiel über einen Infokanal im Schulmessenger Bilder von der letzten Theateraufführung oder schreiben Sie den Eltern zwischendurch, wenn ihr Kind im Deutschunterricht besonders gut mitgearbeitet hat. Das sorgt für mehr Motivation bei den Eltern und stärkt die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrer Elternschaft.

Tipp 4: Legen Sie Zeitfenster für Ihre Erreichbarkeit fest

Auch wenn Sie mit Ihrem Smartphone rund um die Uhr erreichbar sein könnten: Sie müssen natürlich nicht immer sofort auf jede E-Mail und jede Nachricht im Klassenchat reagieren.

Klären Sie mit den Eltern, wann Sie erreichbar sind – und auch über welche Kanäle. Viele Tools lassen Sie auch Ruhezeiten festlegen, in denen Sie erst gar keine Benachrichtigungen erhalten.

Tipp 5: Nutzen Sie eine Gesamtlösung statt einzelner Apps

Apps zur Kommunikation gibt es wie Sand am Meer. Ein Sammelsurium an verschiedenen Anwendungen, die alle nicht miteinander kommunizieren, kostet im schlimmsten Fall nur noch mehr Zeit und überfordert die Eltern. Viele Einzellösungen sind außerdem in der Regel teurer als Plattform, die alle Funktionen vereint.

Informieren Sie sich deshalb über Gesamtlösungen zur digitalen Elternkommunikation. Im Idealfall spielen die Werkzeuge auch mit Ihrer regulären Schulplattform zusammen oder sind sogar Teil davon. Denn wenn die Elternaccounts mit den Accounts ihrer Kinder verknüpft sind, pflegen Sie Infos wie Termine oder den Vertretungsplan nur einmal statt mehrfach.

Regeln Sie deshalb alles Wichtige über eine zentrale Plattform, die sowohl Sie als auch die Eltern intuitiv nutzen können.

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Dann werfen Sie auf jeden Fall mal einen Blick in die IServ Schulplattform. Unsere Gesamtlösung gibt Ihnen alles an die Hand, was Sie für Ihre digitale Elternkommunikation brauchen – in einem zentralen System.

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