Zwei Systeme, zweifacher Aufwand

Klar, so ein digitales Klassenbuch ist praktisch: Keine Suche nach verschwundenen Büchern, alle können immer und überall auf die Inhalte zugreifen und haben Infos wie An- und Abwesenheiten schneller im Blick. Aber was in der Anwendung funktioniert, verursacht hinter den Kulissen oft neuen Aufwand. Davon kann Christian Möller, Admin und stellvertretender Schulleiter am Gymnasium Stolzenau in Niedersachsen, ein Lied singen.

Denn bevor die IServ Schulplattform ein eigenes Klassenbuch bekam, hat die Schule eine externe Lösung für ihr digitales Klassenbuch benutzt. Für das Kollegium bedeutete das vor allem zusätzlichen Pflegeaufwand. Neben zwei Systemen, die auch noch in ihrem Rollenkonzept nicht einheitlich waren, mussten vor allem Abwesenheitsmeldungen von Eltern zusätzlich ins digitale Klassenbuch übertragen und auch Gruppen immer in beiden Systemen gepflegt werden.

Das kostet natürlich alles Zeit. Zeit, die Lehrkräfte lieber in ihren Unterricht und Admins in zentrale IT-Themen investieren würden.

Die Lösung: der Umstieg zum IServ-Klassenbuch

»Wäre das nicht toll, wenn wir die Vorteile des Klassenbuchs auch ohne die doppelte Systemführung hätten?« Ungefähr so eine Frage hat sich auch Christian Möller gestellt, bevor wir die IServ Schulplattform um ein digitales Klassenbuch erweitert haben. Denn klar ist: das Herzstück der Schulorganisation muss ohne Wenn und Aber funktionieren.

Für das Gymnasium Stolzenau war das IServ-Klassenbuch deshalb genau die richtige Lösung: Es bildet jede Menge wichtiger Funktionen digital ab, ohne dass neue Aufgaben auf den Tischen der Admins und Lehrkräfte landen. Durch die direkte Integration in die IServ Schulplattform müssen Daten nur noch einmal gepflegt werden und die Lehrkräfte bleiben immer in ihrer gewohnten IServ-Oberfläche. Weniger Datenhandling und keine Medienbrüche reihen sich also in die Vorteile ein.

Die ersten Zweifel schnell aus dem Weg geräumt

Als der Wechsel zum IServ-Klassenbuch beschlossene Sache war, war das Kollegium erst mal skeptisch. Verständlich – wer wechselt schon gerne seine altbekannten Werkzeuge? Für Christian Möller war aber eindeutig: Der Wechsel wird sich lohnen.

Um schon früh Berührungspunkte zu schaffen, hat er für das Kollegium Testbenutzer angelegt, mit denen die Lehrkräfte alle Funktionen des IServ-Klassenbuchs ausprobieren konnten. »Das Ganze mit unechten Klassen, unechten Schüler(inne)n und unechten Lehrkräften durchzuführen, senkt die Angst, etwas falsch oder etwas kaputt machen zu können, erheblich«, erklärt er. Die wichtigsten Funktionen hat er außerdem auf der Dienstbesprechung zum Schuljahresstart vorgestellt.

Schnell war aber auch das Kollegium überzeugt. Die Lehrkräfte haben weniger Verwaltungsaufgaben auf ihrer To-do-Liste und können alles Wichtige zentral in ihrer IServ-Umgebung erledigen:

• Lehrkräfte können immer auf ihre Schulstunden zugreifen und ihren Unterricht dokumentieren – auch flexibel nach der Schulstunde
• Im Vertretungsfall können sie auch eigenständig Unterrichte ändern und haben trotzdem alle Schülerlisten direkt parat
• Neben Unterrichtsvermerken können auch wichtige Infos wie Allergien oder Nachteilsausgleiche permanent und für alle Lehrkräfte abrufbar hinterlegt werden
• Alle Abwesenheiten, die von Eltern oder Lehrkräften eingetragen wurden, landen automatisch und ohne zusätzliches Übertragen im Klassenbuch
• Abwesenheitstage lassen sich mit ein paar Klicks fürs ganze Halb- oder Schuljahr auswerten – es muss also nicht mehr im Klassenbuch geblättert und gezählt werden
• Das Kollegium muss nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen und Ebenen hin- und herspringen – das macht es auch für neue Kolleg(inn)en einfacher

Die neu gewonnene Flexibilität lohnt sich für alle: Lehrkräfte starten schneller in ihren Unterricht, die Admins pflegen nur noch eine Benutzerverwaltung, Eltern wissen ihre Kinder gut aufgehoben und Schüler(innen) profitieren von einem transparenteren, besser organisierten Schulalltag. Und dabei hat das Kollegium es geschafft, in nur einem halben Jahr ihre alte Klassenbuch-Lösung abzulösen – eine tolle Gemeinschaftsleistung!

Ein Vorreiter für Schuldigitalisierung

Das Gymnasium Stolzenau beweist, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Es geht nicht darum, an überholten Lösungen festzuhalten, »weil wir das schon immer so gemacht haben«.

Worum es stattdessen geht: Werkzeuge zu finden und zu integrieren, die im Schulalltag wirklich unterstützen. Indem sie Aufgaben automatisch erledigen, Prozesse transparenter machen und für spürbare Entlastung sorgen. Und genau das haben Christian Möller und Kolleg(inn)en verstanden. Sie optimieren stetig ihre digitalen Lösungen und fragen sich fortlaufend: »Was genau müssen unsere Tools eigentlich können?«

Genau diese kritische und gleichzeitig offene Haltung ist dabei die Grundlage für erfolgreiche Schuldigitalisierung. Dafür wurde das Gymnasium Stolzenau in den exklusiven Kreis des IServ-Referenz-Netzwerks aufgenommen: Das Team rund um Christian Möller nutzt Synergien, setzt auf starke Werkzeuge und nimmt dabei das gesamte Kollegium mit. Denn nur, wenn alle anpacken, kann Schuldigitalisierung wirklich gelingen.

Das Gymnasium Stolzenau zeigt dabei, wie Schulen vom IServ-Klassenbuch profitieren und wie die Integration nachhaltig gelingt – vom ersten Gedanken bis hin zum Einsatz in den Schulalltag. Denn integrierte Prozesse und weniger Medienbrüche bedeuten vor allem eins: mehr Zeit für die pädagogischen Ziele.