Die Kommunikation mit IServ-Gruppen einfacher machen

Über 1.300 Schüler(innen). Mehr als 35 Klassen und AGs von Koreanisch bis Lego-Roboter. Eine große Schule wie das Immanuel-Kant-Gymnasium ist ein komplexes System – und immer in Bewegung: Schüler(innen) kommen dazu, ziehen weg, wechseln Klassen. Den Überblick zu behalten und alle digital gezielt mit Informationen zu versorgen, ist mit jeder Menge Verwaltungsaufwand verbunden. Tag für Tag. Genau diesen Aufwand reduzieren Admin Maximilian Schwarzbach und sein Team mit IServ-Gruppen.

Digitale Kommunikation braucht Struktur. Um z. B. eine E-Mail an eine Klasse zu schreiben, muss erfasst sein: Wer ist in der Klasse? Wie sind die Adressen aller Mitglieder der Klasse? Im Optimalfall stehen alle auf einem Verteiler. Das Gleiche gilt für Daten: Es muss genau geregelt sein, welcher Personenkreis wie damit arbeiten darf und wer zum Personenkreis gehört. Das ist viel Aufwand. Dazu kommt, dass sich alles immer ändert.

In der IServ Schulplattform sind alle Benutzer(innen) in ein System von Gruppen eingeordnet. Schüler(innen), Jahrgänge, Klassen, Eltern, Lehrkräfte, Fachbereiche und mehr. Die IServ Schulplattform ist ein digitales Abbild der Schule. Für Admin Maximilian Schwarzbach war diese einfache und stringente Strukturierung mithilfe von Gruppen ein Grund, sich für die IServ Schulplattform zu entscheiden.

Digitale Gruppen statt ausgedruckter Listen

IServ-Gruppen haben viele Vorteile – für alle. Die Lehrkräfte sparen sich einiges an Listen. Durch Gruppen haben sie immer einen Überblick, wer in den Kursen und Klassen sitzen sollte. Früher haben sie per Hand Klassen- und Kurslisten erstellt und ausgedruckt – und nochmal ausgedruckt, weil wieder jemand dazu gekommen oder gewechselt ist oder sich ein Fehler eingeschlichen hat. IServ-Gruppen spiegeln die aktuellen Schüler(innen) der Schule wider. Wer einen IServ-Account hat, ist in einer Gruppe.

Gruppen eröffnen digitale Räume für die Zusammenarbeit

Was die Lehrkräfte aber am meisten entlastet: Gruppen machen die Kommunikation einfacher. Sie eröffnen digitale Räume, in denen alle Mitglieder einfach zusammenarbeiten können: mit einem gemeinsamen Messenger-Chat, einem gemeinsamen Forum, einem gemeinsamen Kalender und – sehr wichtig für das Immanuel-Kant-Gymnasium – einem eigenen E-Mail-Verteiler, der automatisch existiert und aktuell ist. Um die Klasse 7b zu erreichen, müssen die Lehrkräfte also nicht per Hand alle Adressen der Schüler(innen) eintippen, Verteiler erstellen und aktualisieren. Sie wählen bei ihrer E-Mail einfach die Gruppe »Klasse 7b« aus.

Gemeinsame Dateien sparen E-Mails und Ausdrucke

Um die Ergebnisse der Unterrichtsstunden oder Materialien digital zu teilen, braucht es meistens noch nicht einmal eine E-Mail. Neben Verteilern haben Gruppen standardmäßig einen gemeinsamen Bereich für Dateien, der für alle Mitglieder sichtbar ist. Alle mit den notwendigen Rechten können Dateien hochladen und bearbeiten – von den Rechnern im Informatikraum, am Laptop zu Hause, per Handy oder Tablet. Das macht es komfortabel, in Lerngruppen Arbeitsblätter, Hintergrundwissen für den nächsten Aufsatz oder Übungsklausuren zu verteilen. Die Lehrkräfte müssen nicht alles per E-Mail verschicken oder ausdrucken und austeilen. Die Schüler(innen) wissen immer genau, wo die Dateien liegen – in der aktuellsten Version.

Das Import-Modul erstellt und aktualisiert Gruppen

Bei der Administration im Hintergrund greift die IServ Schulplattform Admin Maximilian Schwarzbach unter die Arme. Er muss nicht per Hand eintragen, wer in einer Gruppe ist und damit im Verteiler, im Dateibereich, im Gruppenkalender oder im Gruppenchat. Diese Aufgabe erledigt das Import-Modul für 1.500 Accounts von Schüler(inne)n und Lehrkräften.

Wenn sich zum neuen Schuljahr oder unterm Jahr etwas an den Daten der Benutzer(innen) ändert, exportiert er eine CSV-Datei aus dem Schulverwaltungsprogramm und lädt sie hoch. Über ein Import-Profil gibt er dem Modul genau vor, wie es die Daten verarbeiten soll: Soll es für neue Schüler(innen) automatisch Accounts anlegen und Passwörter generieren? Wie soll es Namen für neue Gruppen bilden? Sollen die Gruppen einen Dateibereich oder Kalender haben? Für das Profil braucht es schon ein paar Klicks mehr, aber es lässt sich immer wieder verwenden. Noch ein Blick auf das Import-Protokoll. Wird alles richtig importiert? Fertig.

Gruppen machen die Administration effizienter

Durch die Einteilung in Gruppen lässt sich später vieles einfacher erledigen. Nach dem Import reicht ein Klick in die Gruppeneigenschaften aus, um den Schüler(inne)n oder den Lehrkräften Rechte zu geben, einen Gruppenkalender ein- oder auszuschalten und mehr. Das Import-Modul und das automatisierte Einteilen in Gruppen machen die Administration einfacher. Laut Martin Depenbrock, stellvertretende Fachbereichsleitung bei der Stadt Dortmund, kann die Schule die IServ Schulplattform mit einem Drittel des geplanten Personals betreiben.

Ausgezeichnete Schuldigitalisierung

Das Immanuel-Kant-Gymnasium organisiert sich seit 2021 mit der IServ Schulplattform. Bereitgestellt wurde die Schulsoftware-Lösung von der Stadt Dortmund als Schulträger. »Ich kann mir die Arbeit ohne die IServ Schulplattform nicht mehr vorstellen, weil sie die Organisation unseres Schulalltags deutlich vereinfach. Wir sind begeistert, wie einfach und intuitiv viele Prozesse unserer Schule wir digital abbilden und umsetzen können, so Maximilian Schwarzbach. Für ihre innovative und nachhaltige Digitalisierung wurde das Immanuel-Kant-Gymnasium im Juni 2024 als IServ-Referenz-Schule ausgezeichnet. Als Teil des Netzwerks steht es anderen Schulen als Berater zur Verfügung.